12 dolog, amit a jó könyvelő tud

Azt, hogy egy adott cégnek melyik a legjobb könyvelő, egyedi igények és szempontok is befolyásolhatják, de vannak olyan minimumok, amikből egy hosszútávra tervező cégnek nem szabad engednie.

 

1. Szerződést köt, számlát ad, és elvégzi a pénzmosás elleni törvény szerint azonosítást

A könyvelés bizalmon alapuló viszony. Ezért alapvetően fontos, hogy a könyvelő szerződést kössön, és számlát is adjon. Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. A szerződés jellemző pontjai az elvállalt feladat és annak részletes tartalma, az iratok átadásának módja, a megbízási díj és a díjfizetés módja, a könyvelő és a megbízó kötelezettségei, a felelősségek rendezése azaz miért felelős a könyvelő és miért felelős a megbízó. A szerződésbe belefoglalható az is, hogy a könyvelő milyen anyagokat vett át a megbízás kezdetekor a korábbi könyvelőtől.

A könyvelők számára kötelező a Pénzmosás és terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2007. évi CXXXVI. törvény szerinti azonosítani ügyfeleiket. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy adatlap felvétele mellett ellenőrzi a cég adatait a cégnyilvántartásban, és az ügyvezetőt, cégvezetőt azonosítja a személyi okmányai alapján.

 

Könyvelőt keres?
Könyvelési szolgáltatásunkról bővebben itt olvashat. Ha a könyvelője lassú, nem kapja meg tőle, amit szeretne, nem foglalkozik önnel, akkor kérjen ajánlatot tőlünk. 

2. Titoktartást vállal

Ismét fontos hangsúlyozni, mennyire bizalmi jellegű a viszony a könyvelő és az ügyfele között. A könyvelő teljes rálátással bír az ügyfelének életére, gazdálkodásába, ezért a titoktartása fontos!

Titoktartás

Titoktartás

Ellenőrizzük, hogy a titoktartást a szerződésben vállalja a könyvelő.

 

3. Felkészült és naprakész

Egyik vállalkozó sem szeret utánajárni annak, mit hogyan lehet könyvelni és milyen adózási problémák és megoldások merülnek fel egy-egy üzlet kapcsán. A vállalkozás ahhoz ért, amit csinál, üzletel. A könyvelőt azért bízza meg, mert azt akarja, hogy az ezzel kapcsolatos feladatokat ne a vállalkozásnak kelljen ellátni. Ebből adódóan pedig természetes igény és elvárás, hogy a könyvelő technikailag és szakmailag is felkészült legyen. A könyvelőnek folyamatosan tájékozódnia kell a napi kérdésekben, és ezeket az információkat az ügyfelével meg is kell osztania.

A könyvelők számára már kötelező az éves továbbképzés, bár ez csak kötelező részvételt jelent bizonyos nagyságú kredit összegyűjtéséig. Előfordul gyakran, hogy a könyvelő még csak az előadáson sem vesz részt, csak a jelenléti ív aláírásáig marad. Sajnos a továbbképzési rendszer így nem ad semmiféle garanciát arra, hogy a könyvelő valóban felkészült és naprakész legyen.

Emiatt fontos, hogy ha úgy érzi, könyvelője bizonytalan, a kérdéseire nem megfelelő válaszokat ad, vagy adott témában járatlan, nincs tapasztalata, akkor ideje lehet könyvelőt váltani!

Egy komoly szolgáltatáshoz alapkövetelménye, hogy a könyvelőcég szoftverei legálisak legyenek, másképp nem lehet biztonságban tudni az ügyfelek adatait. Az illegális szoftverhasználat ezen felül bűncselekmény is. A másik, hogy a könyvelő folyamatosan képezze magát.

 

 4. Saját ügyfélkapuját használja

Elengedhetetlen, hogy a könyvelő a saját ügyfélkapuját használja! Ezzel nyújt garanciát a felelősségvállalására a beküldött anyagokért. Ha ügyfele ügyfélkapuját használja, akkor ezzel rá hárítja a felelősséget. Felmerül a kérdés, hogy az ilyen könyvelő milyen munkát végez?

Ha a könyvelője az ön ügyfélkapuját használja, érdemes elgondolkodni, vajon mennyire felkészült szakember.

Ezen felül azért sem ajánlott a könyvelőnek átadni az ügyfél ügyfélkapus belépési adatait, mert ezzel a megbízás megszűnése után is betekinthet az ügyfél gazdálkodásába, amivel könnyen visszaélhet. Hozzáfér az ügyfel személyes adataihoz, és részletes gazdálkodási adataihoz, sőt módosításokra is lehetősége van, ami súlyos pénzben mérhető következményekkel jár.
alapvető ma már, hogy ne csak telefonon, hanem e-mailen, skypon is elérhető legyen a könyvelő.

 

5. Foglalkozik az ügyfelével

Felméri és követi, hogy az ügyfele mivel foglalkozik, mik a gazdálkodására jellemző ügyletek, milyen fajta költségei és bevételei szoktak lenni. Jelzi ügyfelének, ha ezekben változást érzékel. Ha korábban például nem merült fel árubeszerzéshez kapcsolódóan vámköltség, akkor ügyfelénél informálódik, ha mégis ilyen tétellel találkozik.

A bizonylatok átadásakor jó, ha a könyvelő belenéz a számlákba a találkozó alkalmával. Megnézi, hogy van-e köztük bármilyen szokatlan tétel, és ezt megbeszéli az ügyfelével.

Az ügyfelek igénylik azt is, hogy a könyvelő elérhető legyen, és a kérdéseikre reagáljon, és válaszokat kapjanak. Ön ügyfélként biztosan nem fogadná szívesen, ha a könyvelője napokig nem reagálna, és a kérdéseire nem kapna tőle választ.

Gondoskodik és tanácsot ad

Gondoskodik és tanácsot ad

A könyvelő és az ügyfele között olyan szintű bizalmat és kommunikációt kell fenntartani, hogy mindketten bármikor kérdezhessenek egymástól. Így megelőzhető, hogy egyes kérdések drága problémákká, büntetésekké váljanak.

Az ügyfél részéről fontos követelmény, hogy a könyvelőt folyamatosan tájékoztassa az újfajta üzletekről, változtatási szándékáról. Így még előzetesen van lehetőség arra, hogy a legmegfelelőbb könyvelési és adózási módot alakítsuk ki, ezzel pedig ügyfélként ön jelentős összegeket is spórolhat.

 

6. Tanácsokat ad

A jó könyvelő ismeri ügyfelét. Azon kívül, hogy látja ügyfele a mindennapi gazdasági tevékenységét, más cégekről is rengeteg információja van. A tapasztalatait a jó könyvelő megosztja ügyfeleivel, javaslatokat tesz, milyen változtatásokat lenne érdemes megfontolni, vagy mely költségekre lenne érdemes figyelni.

Természetesen adózási tanácsokat is adhat, de ez soha nem helyettesíti szakképzett adótanácsadó véleményét! Az adótanácsadó kifejezetten az adókkal foglalkozik, átfogó és egyben részletekre kiterjedő rálátása van a teljes adózási rendszerre, nagy tapasztalata van a speciális adózási kérdésekben.

 

7. Csak tisztán

A könyvelő nem arra való, hogy a problémákat a szőnyeg alá söpörje, vagy “valahogy” megoldjon mindent.

Az igazán jó könyvelő a problémákra nyíltan felhívja ügyfele figyelmét, és a megfelelő megoldás megtalálásában aktívan, javaslatokkal segít. Tipikus probléma a negatív pénztár. Egy könyvelő nem teheti meg, hogy automatikusan lekönyveljen a negatív pénztár rendezésére tagi kölcsönt! Ezzel a tulajdonos magánszemélyeket sodorhatja olyan bajba, ami nagyon súlyos büntetéssel, bírsággal járhat!

Ha ön azt sem tudja, mi a tagi kölcsön, vagy mennyi a tagi kölcsöne a cégben, akkor legfőbb ideje gyorsan könyvelőt váltani!

A jó könyvelő a problémát az ügyfelével együtt megvizsgálja, és közösen megkeresik a megoldást. Tagi kölcsönt csak az ügyfél jóváhagyásával, és a megfelelő szerződések és bizonylatok megléte mellett könyvel.

Másik tipikus probléma, hogy önnek mint ügyfélnek fogalma sincs arról, hogy néz ki a cége gazdálkodása a könyvelésben. Ez óriási hiba, hiszen ön mint ügyvezető felelős a cége működéséért, nem a könyvelő!

Nem tud sokat cége állapotáról? Gondolja át, nem kellene-e másik könyvelő után néznie.

Az ugyanis elvárható a könyvelőtől, hogy tájékoztassa önt a cége állapotáról, az adófolyószámlájáról, a mérlegéről és az éves eredményéről, és így önnek rálátást biztosít a cége gazdálkodására, adózására, tiszta képe lesz úgy általában a cégéről, és nem fogják váratlan meglepetések érni.

 

8. Szabályokat állít fel

Ha a könyvelő megköveteli a rendet, akkor az ügyfél általában elismeri ennek szükségességét, és törekszik rá, hogy rendet tartson a dokumentumaiban. Így a cég is könnyebben megtalálja azokat. Meg kell tanítani az ügyfeleket arra, milyen rendszerben gyűjtsék a dokumentumaikat, különösen a szigorú számadásúakat.
Ki őrizze a bizonylatokat?
Ne a könyvelő. Ahogy le van zárva egy-egy anyag könyvelése, azt adja vissza a megrendelőnek, hogy ő őrizze.
A könyvelőnél ne maradjon semmilyen dokumentum az éves lezárt időszakok után, legfeljebb elektronikus formában másolatok és mentések. Ha a könyvelő iratokat őriz, akkor ezt külön szerződés alapján és felelősséggel tegye.

 

9. Előre gondolkodik

Persze nem csak a könyvelő, hanem ön mint ügyfél is! Változások esetén mindkét fél jól jár, ha előre jelzik ezt. Például a könyvelő jelezze előre, hogy milyen fő változások várhatók pl. a számlázásban, vagy az áfa szabályokban. Az ügyféltől pedig elvárható, hogy jelezze például, ha újfajta üzletbe akar fogni, vagy új alkalmazottat akar felvenni.

Ezen kívül a könyvelő legalább néhány nappal előre szól, hogy mikor mennyit adót kell fizetni.

 

10. Csöndben de precízen dolgozik

Az adóhivataltól ritkán kapnak felszólításokat bevallás pótlására, nem kapnak büntetéseket, és ellenőrzésre is csak elvétve véletlenszerűen kerül sor. Ekkor tudni lehet, hogy a könyvelő jól dolgozik, a bevallásokat időben beküldi, és a befizetendő adók is rendben vannak.

Ha a könyvelő jó, akkor szinte észrevétlenül biztosít szilárd hátteret az ön cégének. A nem jól kiválasztott könyvelő mellett viszont elég nagy a zaj.

NAV

NAV

11. Adóhatóság előtti képviselet

Teljes körű cégképviselet. Aki magas szintű szolgáltatást akar nyújtani, annak tehermentesítenie kell az ügyfelét. A jó könyvelő nélkül szerinte kiszolgáltatott a kliens, hiába ad a hivatal kötelező tájékoztatást. Vannak olyan kötelezettségek, amikor az ügyfélnek személyesen is meg kell jelennie, mert ezt kívánják meg tőle jogszabályokra hivatkozva, de ilyenkor is vele kell mennie a könyvelőnek. Ettől eltekintve a hatósági eljárásban a megbízó személyes megjelenését amennyire lehet, el kell kerülni, ezzel is tehermentesítve őt.

 

12. A jó könyvelőnek ára van

Nyilvánvaló, hogy fontos önnek, hogy minél olcsóbban kapja meg a szolgáltatást.

De elgondolkodott már, hogy havi 5,000 forintos könyvelésért mire számítson? 5,000 forintba kerül egy pulóver, vagy egy kisebb kiruccanás, esetleg egy havi internet előfizetés. Lássuk be, ez nagyon kevés. Ennyiből várná el, hogy a könyvelő felkészült legyen, képzésekre járjon, kövesse a napi eseményeket, rendelkezésre álljon, és az ön kérdéseivel foglalkozzon, tanácsokkal lássa el?

Aki jó könyvelőt akar, annak meg kell fizetnie az árát!

Mérlegelje, hogy az az olcsóbb, ha a könyvelőn spórol, vagy az, ha előbb-utóbb milliós bírságot kap.

 

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.